La organización dentro de la oficina es una parte fundamental para el desarrollo de las actividades laborales, ya que permite mantener la eficiencia de los colaboradores y manejar la información de manera accesible.
Sabemos que, a pesar de los avances en la tecnología y la digitalización de los archivos, es común, y en algunos casos necesario, que se generen documentos en papel que necesitan tener su espacio para no generar una imagen de desorden. Con una organización cuidadosa, mezclada con la cooperación de todo el equipo, se pueden tomar algunas medidas sencillas para crear un lugar de trabajo más estructurado y agradable.
Implementar un sistema eficiente de archivos ayudará a encontrar la información cuando se necesite, ahorrando tiempo y ayudando a concentrar los esfuerzos en las tareas importantes. Para ello, es importante tomar en cuenta el tamaño y la cantidad de los documentos que necesitas almacenar y el área disponible en la oficina.
Por ejemplo, si utilizas muchos informes necesitarás un archivador o Kárdex, de los cuales podrás encontrar diferentes configuraciones: Laterales, Verticales, Móviles, Estantería Abierta o bibliotecas cerradas. Es importante tomar en cuenta que para documentos confidenciales puedas incluir mobiliario con cerradura. Otras opciones de almacenamiento incluyen armarios y cajoneras, mientras que, para espacios reducidos, los muebles aéreos son una buena elección.
